つー: キ～～!!腹立つわ～
mic: ナニゴト？
つー: 提出文書の様式をエクセルで真似しようと思ってるんだけど、罫線の縦線・横線が違ってマネできないのよ！上側の表の列数と、下側の表の列数が違うときってどうすればいいのよ・・・
mic： あ～、あるある。昔の版組みで印刷されているようなレガシーな様式ね。えーと、いろいろやり方があるけど、一番確実なのは、原紙をコピーしてボールペンで書き込む、かな？
つー： 却下!!折角電子化を進めてるのにアナクロな仕事はしたくないわよ。いっぺん作ったらあとはエクセルで完結する方が良いに決まってるじゃん！
mic： じゃあ、エクセルで体裁を整える方法を伝授しましょうか。セル幅を自在に変更できるのは知ってるよね。
つー： 当たり前でしょ。でも縦線とかが揃わない表があるから悩んでるのよ。
mic： その揃わないセルを一つのセルで表現するのはさすがに無理です。そういう時はセルの結合を使うんです。
+------+------+--------+
|******|******|********|
+------+---+--+--------+
|**********|***********|
+----------+-----------+
例えばこんな表を作ろうと思ったとすると、次のように表を作るんです。
+------+---+--+--------+
|**1***|*2*|3*|***4****|
+------+---+--+--------+
|**5***|*6*|7*|***8****|
+------+---+--+--------+
罫線だけ描画しても一応は体裁が整いますが、このあとに２と３、５と６、７と８をそれぞれ結合すれば、通常のセルと同じように扱えますので便利です。結合した後は自動で中央揃えになるので、必要ならば書式を設定しなおしましょう。
慣れれば、かなり複雑な版組みの表も直感で表現できるようになります。
つー： 結構メンドクサイわね。もっと簡単な方法は無いの？
mic： オブジェクトの描画を使う方法もありますが、修正等の操作がメンドクサクなるので、上の方法が私のお薦めです。あと、罫線の太さについては、エクセルが完璧なWYSIWYGではないので、打ち出しながら確認する必要がありますよ。
つー： なになに？うぃじうぃぐ？知らない言葉をシレ～と使わないでよ。
mic： WYSIWYGとは、画面の表示が印刷結果と同じ編集環境のことです。エクセルはいいところまで行ってるんだけど微妙に違うのよね～。
つー： もっと扱いやすいソフトはないのかしら・・・
mic： 組版用のソフトはあるけど、エクセルの敷居の低さはダントツですよ。これ以上使いやすい作表ソフトは（互換ソフトは除いて）ないね。
つー： しかたないわね。地道に表を作りましょうか。
まとめ：
・表の微妙な列違いはセルの結合で表現できる
2008年4月14日月曜日
2008年4月5日土曜日
EXCEL再入門 基本②
mic: 前回からずいぶん間が空いちゃったけど、読んでくれる人はいるかな？いよいよシーズン２開幕です。今回はエクセルの不思議について説明しようかな。
つー: 私なんか歳をとっちゃたわよ。職場のゴタゴタとか業界のゴタゴタとか、大変だったんだから・・・
mic: 歳はみんながとってます！
つー: で、エクセルの不思議って何なのよ？
mic: えーと、こんな経験ないかなぁ？表に入力した数字が時々微妙に違ったり、時間を入力してたセルの書式をいじったら変な数字になったり・・・
つー: 平均なんかを計算したときに最後の桁が微妙に違うことはあったような・・・自信ないけど。でも、違っちゃ使い物にならないじゃん。
mic: エクセルが数字や文字列のデータをどういう風に扱っているかが解れば、この手の不思議な現象が理解できます。まずは、セルに入るデータの種類から考えましょう。さっきから言っている「文字列」と「数字」は何かは知ってるよね。
つー: 「文字列」って表題や製品名なんかのラベルに使うデータよね。「数字」はもちろん数字よね。
mic： 「文字列」とは見た目そのままの文字の集まりです。アルファベットやカナ漢字、記号などが入ります。セル一つ当りの最大の文字数には制限があるようですが、詳しくはヘルプで確認してください。セル内で長い文章を書きたい時に悩むのが改行なんですが、Altキーを押しながらEnterキーを押せば、期待通りの結果になります。私はこれに気付くのに3年かかりました。
つー: エクセルはワープロじゃないんだから長い文章は入れちゃダメでしょ。どーしても入れたいときはテキストボックスがあるじゃない。
mic: いやいや、セルに直に長文が入れられるとレイアウトとかの手間が省けるんで、使い勝手が良いのよ。テキストボックスも使いやすいけど文の垂直位置なんかを表の数字に合わせるのに結構気を使うのよね。
つー: 男は細かいことを気にしないの！
mic: ・・・。えーと、「数字」は整数と小数（実数）、日付・日時に分かれまして、各種関数で計算に使えます。文字列も加工できますが基本的には変換です。問題なのは実数なんです。セルの書式で小数点以下の表示桁数が指定できますが、これはあくまでセルに表示するときに使う設定で、計算自体は小数点以下全桁を使って計算します。これが計算結果が微妙に違って見える原因なんです。
例えばテストの成績の平均点を出して、平均点の３教科の総合点数を計算させたとしましょう。平均点ですので、小数点以下にずらずら数字が並びますよね。で、見難いから小数点以下１桁まで表示させました。各教科の平均点を電卓で足した合計と表で自動計算させた合計点を比べると時々イコールにならないんです。
数学 ６５．０
英語 ７２．１
社会 ７１．３
合計 ２１８．５
字ヅラだけ合計すると２１８．４点ですよね。原因は表示桁数を指定するとそれ以下の数字を四捨五入して表示するけど、計算自体は全桁を使うから表示の末尾が違ったりするんです。まあ誤差範囲だし、計算自体は正しいので実用上問題ないんですが、電子計算機のクセに末尾が違うのが面白いんです。
つー: 四捨五入で切り捨て表示されたけど、足したら桁上がりしたときに微妙に違うのね。
mic: 日付・時間が数字に化けるのは、パソコンの内部では日付や時間も実数値として扱ってるから化けるんです。化けた数字も元の書式に直すとちゃんと表示します。
書式設定はセルのデータとは別の属性として扱われます。あくまで表現の仕方です。
つー: いろいろややこしいのね。
まとめ：
・セルの文字列で改行するにはAlt+Enterキー
・小数部がある数値の計算は表示と計算値に違いがある場合がある。
・日付・時間は内部的には実数扱い。書式設定に注意する。
つー: 私なんか歳をとっちゃたわよ。職場のゴタゴタとか業界のゴタゴタとか、大変だったんだから・・・
mic: 歳はみんながとってます！
つー: で、エクセルの不思議って何なのよ？
mic: えーと、こんな経験ないかなぁ？表に入力した数字が時々微妙に違ったり、時間を入力してたセルの書式をいじったら変な数字になったり・・・
つー: 平均なんかを計算したときに最後の桁が微妙に違うことはあったような・・・自信ないけど。でも、違っちゃ使い物にならないじゃん。
mic: エクセルが数字や文字列のデータをどういう風に扱っているかが解れば、この手の不思議な現象が理解できます。まずは、セルに入るデータの種類から考えましょう。さっきから言っている「文字列」と「数字」は何かは知ってるよね。
つー: 「文字列」って表題や製品名なんかのラベルに使うデータよね。「数字」はもちろん数字よね。
mic： 「文字列」とは見た目そのままの文字の集まりです。アルファベットやカナ漢字、記号などが入ります。セル一つ当りの最大の文字数には制限があるようですが、詳しくはヘルプで確認してください。セル内で長い文章を書きたい時に悩むのが改行なんですが、Altキーを押しながらEnterキーを押せば、期待通りの結果になります。私はこれに気付くのに3年かかりました。
つー: エクセルはワープロじゃないんだから長い文章は入れちゃダメでしょ。どーしても入れたいときはテキストボックスがあるじゃない。
mic: いやいや、セルに直に長文が入れられるとレイアウトとかの手間が省けるんで、使い勝手が良いのよ。テキストボックスも使いやすいけど文の垂直位置なんかを表の数字に合わせるのに結構気を使うのよね。
つー: 男は細かいことを気にしないの！
mic: ・・・。えーと、「数字」は整数と小数（実数）、日付・日時に分かれまして、各種関数で計算に使えます。文字列も加工できますが基本的には変換です。問題なのは実数なんです。セルの書式で小数点以下の表示桁数が指定できますが、これはあくまでセルに表示するときに使う設定で、計算自体は小数点以下全桁を使って計算します。これが計算結果が微妙に違って見える原因なんです。
例えばテストの成績の平均点を出して、平均点の３教科の総合点数を計算させたとしましょう。平均点ですので、小数点以下にずらずら数字が並びますよね。で、見難いから小数点以下１桁まで表示させました。各教科の平均点を電卓で足した合計と表で自動計算させた合計点を比べると時々イコールにならないんです。
数学 ６５．０
英語 ７２．１
社会 ７１．３
合計 ２１８．５
字ヅラだけ合計すると２１８．４点ですよね。原因は表示桁数を指定するとそれ以下の数字を四捨五入して表示するけど、計算自体は全桁を使うから表示の末尾が違ったりするんです。まあ誤差範囲だし、計算自体は正しいので実用上問題ないんですが、電子計算機のクセに末尾が違うのが面白いんです。
つー: 四捨五入で切り捨て表示されたけど、足したら桁上がりしたときに微妙に違うのね。
mic: 日付・時間が数字に化けるのは、パソコンの内部では日付や時間も実数値として扱ってるから化けるんです。化けた数字も元の書式に直すとちゃんと表示します。
書式設定はセルのデータとは別の属性として扱われます。あくまで表現の仕方です。
つー: いろいろややこしいのね。
まとめ：
・セルの文字列で改行するにはAlt+Enterキー
・小数部がある数値の計算は表示と計算値に違いがある場合がある。
・日付・時間は内部的には実数扱い。書式設定に注意する。
2007年5月29日火曜日
エクセル再入門 基本①
mic： つーちゃんは最初の頃、計算の清書にエクセルを使ってたんでしょ？
つー： だって、計算は手書きと電卓の方が速かったんだもん。人に見せるのは活字の方がカッコイイし。
mic： でも、今では計算式を入力してエクセルに計算させているんでしょ？
つー： 結局その方が早いし、間違いが少ないのよね。
mic： そこが重要です。手書きの計算書は単純で手っ取り早いですが、ちょっと修正しようと思うと遡って再計算しないといけません。エクセルなどの表計算ソフトは自動で再計算してくれますので、修正に伴う再計算ミスが少なくなります。
エクセルの基本は集計計算です。サム記号（Σ）ボタンを押すと、そのセル（枠）に「SUM()」という関数が入力されて、どのセルを集計するかを指定する選択範囲が表示されます。で、表を先に作っておいてその横とか下とかに「SUM()」を入力すると数字が入っている横なり上なりのセルを自動的に選択してくれます。便利ですね。でも、そうじゃないときは指定しなおさないといけません。
セルにはそれぞれ番号がついています。例えばシートの左上の角はA1、その一つ下はA2のように行を表すアルファベットと列を表す数字でセルを指定します。計算式とはそのセルに表示させたい数字をどこから参照してどんな計算をするかを表現したものです。
計算式の構造
= 式１ 式２ ・・・
「=」は「このセルの値は」という意味
「式１」「式２」はエクセルの文法によって表現された数式
「式」には「+,-,*,/」の加減乗除や、()による優先計算の他に、関数と呼ばれる便利な機能が使えます。
つー： カンスウ…これが解らないのよ。数学が嫌いになったのはこのカンスウのせいなんだから！
mic： そんな難しいもんじゃないよ。ある数字を渡したら、ルールにそった答えが返ってくるだけだよ。集計関数も、ここからここまでの数字を足した答えを返すだけでしょ？だから、次の計算式は同じ結果を表示します。
=SUM(A1:A10)
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10
SUM()を使った方が短くて簡単でしょ？他にも最小値や最大値、平均値を答える関数や、SIN・COSなんかの算術関数なんかもたくさん使えます。
つー： サインコサインは習ってないの！普通使わないし。
mic： 別に無理して使う必要はありません。必要な関数を上手に使ってください。
まとめ：
・セルには番号が付いていて、計算式ではそれを使って範囲指定する。
・計算式は「=」で始まって、式を文法どおりに記述する。
・式には加減乗除や（）、関数が使える。
つー： だって、計算は手書きと電卓の方が速かったんだもん。人に見せるのは活字の方がカッコイイし。
mic： でも、今では計算式を入力してエクセルに計算させているんでしょ？
つー： 結局その方が早いし、間違いが少ないのよね。
mic： そこが重要です。手書きの計算書は単純で手っ取り早いですが、ちょっと修正しようと思うと遡って再計算しないといけません。エクセルなどの表計算ソフトは自動で再計算してくれますので、修正に伴う再計算ミスが少なくなります。
エクセルの基本は集計計算です。サム記号（Σ）ボタンを押すと、そのセル（枠）に「SUM()」という関数が入力されて、どのセルを集計するかを指定する選択範囲が表示されます。で、表を先に作っておいてその横とか下とかに「SUM()」を入力すると数字が入っている横なり上なりのセルを自動的に選択してくれます。便利ですね。でも、そうじゃないときは指定しなおさないといけません。
セルにはそれぞれ番号がついています。例えばシートの左上の角はA1、その一つ下はA2のように行を表すアルファベットと列を表す数字でセルを指定します。計算式とはそのセルに表示させたい数字をどこから参照してどんな計算をするかを表現したものです。
計算式の構造
= 式１ 式２ ・・・
「=」は「このセルの値は」という意味
「式１」「式２」はエクセルの文法によって表現された数式
「式」には「+,-,*,/」の加減乗除や、()による優先計算の他に、関数と呼ばれる便利な機能が使えます。
つー： カンスウ…これが解らないのよ。数学が嫌いになったのはこのカンスウのせいなんだから！
mic： そんな難しいもんじゃないよ。ある数字を渡したら、ルールにそった答えが返ってくるだけだよ。集計関数も、ここからここまでの数字を足した答えを返すだけでしょ？だから、次の計算式は同じ結果を表示します。
=SUM(A1:A10)
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10
SUM()を使った方が短くて簡単でしょ？他にも最小値や最大値、平均値を答える関数や、SIN・COSなんかの算術関数なんかもたくさん使えます。
つー： サインコサインは習ってないの！普通使わないし。
mic： 別に無理して使う必要はありません。必要な関数を上手に使ってください。
まとめ：
・セルには番号が付いていて、計算式ではそれを使って範囲指定する。
・計算式は「=」で始まって、式を文法どおりに記述する。
・式には加減乗除や（）、関数が使える。
2007年5月25日金曜日
パソコン用語の基礎知識 「パソコン」の意味
mic： 今日は変な用語の使い方についてビシッと指摘します。
つー： タイトルは「パソコン」だけど、こんな言葉を間違って使うことってあるの？
mic： 結構、へんな使い方をみんなしてますよ。例えば、就職活動のときに会社の面接で、「特技はなんですか？」と聞かれて、「パソコンを少々」なんて答えたり、パソコンを使いこなしてる人を「彼はパソコンが得意だね」と評したり。
つー： どこが変なのよ。ふつーに使うわよ。
mic： 言葉狩りをしてもしょうがないですが、こういう表現をする人は大抵パソコンについてよく知らない人です。「パソコン」とは「パーソナルコンピュータ」の事ですよね。いろいろ便利に使える電気製品です。つまりモノの一般名称です。たとえていうと「自動車」とか「パチンコ台」と同じです。
「あなたの趣味は何ですか？」と聞かれて「自動車を少々」とか「パチンコ台が得意です」という会話はおかしいでしょ？こういう会話が「パソコン」ではなぜか成立してるんです。
つー： たとえると確かに変ね。「自動車でドライブする」とか「パチンコを打つ事です」じゃないと会話が成立しないわね。
mic： 今の「パソコン」という言葉の持つ意味は大変多くて、大括りのジャンルとして使われるケースが多いということなんです。で、私なんかは違和感を感じてるんです。
つー： 変なことにこだわってるわね。みんながそれで理解できるならいいんじゃない？言葉ってそんなものよ。
mic： 結構困るんです。開発部隊にパソコンが使えるという触れ込みで配属された新人さんが、実はオフィスソフトの操作ができるレベルで、結局イロハから勉強しないといけなかったとか、トラブルシュートするときにパソコン自作経験のある人に任せたら、組み立てとソフトのインストール専門家で、メンテはカラッキシだったとか。パソコンの使いこなしのレベルがよくわかるような表現は無いのかしらと思います。
つー： 初心者や中級者じゃだめなの？
mic： 自動車にたとえると、スポーツカーで峠を攻めるのが得意な人とか、整備士ですとか、プロレーサーですとか、クラッシックカーマニアだとか、カスタムカー命の人とかいろんなジャンルがあるでしょ？
パソコンだと、アプリの使いこなしが得意とか、ハードの仕組みに詳しいとか、開発したことがあるとか、ネットワークの専門家だとか、これまたジャンルが広いんです。
パソコン情報誌かなんかで、パソコンに関するスキルをうまく表現する呼び方を標準化してほしいな。ビギナー、ウィザード、ハッカーなんてバタ臭い呼び名は恥ずかしいのでもっと日本人にあった呼び方がいいな。
つー： じゃあ、私のスキルはどう表現すればいいのかしら？
mic： 強いていえば「エクセル・ワードが使いこなせる美人OL」ってとこかな。
つー： 何もでませんよ！
まとめ：
・｢パソコンが得意」とか「パソコンが上手」とか、「パソコン」を行為を表す言葉として使うとカッコ悪いと私は思います。
つー： タイトルは「パソコン」だけど、こんな言葉を間違って使うことってあるの？
mic： 結構、へんな使い方をみんなしてますよ。例えば、就職活動のときに会社の面接で、「特技はなんですか？」と聞かれて、「パソコンを少々」なんて答えたり、パソコンを使いこなしてる人を「彼はパソコンが得意だね」と評したり。
つー： どこが変なのよ。ふつーに使うわよ。
mic： 言葉狩りをしてもしょうがないですが、こういう表現をする人は大抵パソコンについてよく知らない人です。「パソコン」とは「パーソナルコンピュータ」の事ですよね。いろいろ便利に使える電気製品です。つまりモノの一般名称です。たとえていうと「自動車」とか「パチンコ台」と同じです。
「あなたの趣味は何ですか？」と聞かれて「自動車を少々」とか「パチンコ台が得意です」という会話はおかしいでしょ？こういう会話が「パソコン」ではなぜか成立してるんです。
つー： たとえると確かに変ね。「自動車でドライブする」とか「パチンコを打つ事です」じゃないと会話が成立しないわね。
mic： 今の「パソコン」という言葉の持つ意味は大変多くて、大括りのジャンルとして使われるケースが多いということなんです。で、私なんかは違和感を感じてるんです。
つー： 変なことにこだわってるわね。みんながそれで理解できるならいいんじゃない？言葉ってそんなものよ。
mic： 結構困るんです。開発部隊にパソコンが使えるという触れ込みで配属された新人さんが、実はオフィスソフトの操作ができるレベルで、結局イロハから勉強しないといけなかったとか、トラブルシュートするときにパソコン自作経験のある人に任せたら、組み立てとソフトのインストール専門家で、メンテはカラッキシだったとか。パソコンの使いこなしのレベルがよくわかるような表現は無いのかしらと思います。
つー： 初心者や中級者じゃだめなの？
mic： 自動車にたとえると、スポーツカーで峠を攻めるのが得意な人とか、整備士ですとか、プロレーサーですとか、クラッシックカーマニアだとか、カスタムカー命の人とかいろんなジャンルがあるでしょ？
パソコンだと、アプリの使いこなしが得意とか、ハードの仕組みに詳しいとか、開発したことがあるとか、ネットワークの専門家だとか、これまたジャンルが広いんです。
パソコン情報誌かなんかで、パソコンに関するスキルをうまく表現する呼び方を標準化してほしいな。ビギナー、ウィザード、ハッカーなんてバタ臭い呼び名は恥ずかしいのでもっと日本人にあった呼び方がいいな。
つー： じゃあ、私のスキルはどう表現すればいいのかしら？
mic： 強いていえば「エクセル・ワードが使いこなせる美人OL」ってとこかな。
つー： 何もでませんよ！
まとめ：
・｢パソコンが得意」とか「パソコンが上手」とか、「パソコン」を行為を表す言葉として使うとカッコ悪いと私は思います。
2007年5月20日日曜日
パソコンの作法 保険をかけましょう その２
つー： 文書の保存先がCドライブでは危ないという話があったけど、実際にはどうすればいいの？
mic： 人によっていろいろやり方があると思うけど、私が薦めるのは、Cドライブ以外にフォルダを作って、そこに保存する方法です。Cドライブはウィンドウズ本体とアプリをインストールするだけにしたほうが身のためです。
マイコンピュータフォルダを開いてみて、Cドライブ以外にHDDのアイコンがあればそこに、なければ後付でHDDやUSBメモリを増設して、データ専用ドライブにします。なければ仕方ないので通常の「マイドキュメント」以下に保存しましょう。このときも、やはり外付けHDDかUSBメモリーを購入して、定期的に「マイドキュメント」フォルダごとコピーします。
私のパソコンを例にすると、D:\MY_DATA\というフォルダを作って、その下に文書や画像のフォルダを作って、それぞれ用途や日付ごとにフォルダを階層構造で作って保存しています。このD:\MY_DATA\を月に一度程度外付け120GB-HDDにコピーしています。
会社のパソコンの場合は、ファイルサーバーの自分のディレクトリに文書を保存していますが、朝一番にUSBメモリーに同期をとって万が一に備えています。うちのファイルサーバーはただのファイル置き場で、定期的なバックアップはしてないからなぁ。まあ、私が「ナンチャッテ管理者」だもんね。
つー： え～？ちゃんと管理しなさいよ。私のパソコンの場合はネットワークコンピュータの私のフォルダに保存するようにすればいいのね。きちんとバックアップしてよね。
mic： ところで、つーちゃんは保存するとき名前はどんな風に付けてるかな?
つー： 普通に中身がわかるように付けてるわよ。
mic： えらい！それが正解です。一目で何のファイルかがわかるように保存してください。それじゃあ、以前の文書を使いまわして新しい文書にしたときは、どんな名前にしてる?
つー： えーと、前の文書を開いて、変更して、印刷して、「閉じる」ボタンを押したら、「保存しますか」と聞かれるから、「はい」ボタンを押して終了するわね。
mic： と言うことは上書き保存してるんだね。じゃあ、元に戻したいときはどうするの？
つー： 印刷したものがあればそれを見て直すわよ。でもほとんど一回限りの物が多いから別に困らないわよ。
mic： 昔はHDDの容量が少なかったから、昔のファイルはすぐ消してました。でも今は十分な容量があるので、せっかく作った文書はできるだけ残すようにしましょう。そのときに似たような名前になっちゃうときは、名前の最後に作成年月日を入れれば後々再利用するときに便利です。と言うのも、人間の記憶は時系列だと思い出しやすいそうなんです。
例えば「報告書20070520.doc」。先頭の表題や開催日、出席者を上書きして、内容も最新の内容に替えれば、スタイルや様式が統一された議事録が毎回作成できます。テンプレートに登録しても良いんですが面倒なので使いまわしてます。
あと、以前の文書やファイルを残しておくのは、過去に何があったかの証拠にもなりますので、うっかり上書きしないように気をつけましょう。作法としては使いまわしたいファイルを開いたら最初に「別名で保存」します。で、別名にしたほうを変更して新しいファイルとして使います。これはワードだろうがエクセルだろうが同じです。オリジナルのファイルはいじってはいけません。
つー： じゃあ同じ名前で日付が付いたファイルがたくさんできるのね。でもどんどん数が増えると探すのが大変じゃない？
mic： 数が増えてきたらフォルダをまた作ってその中に移動すればいいんだよ。例えば半年ごとにフォルダを作るとか、一ヶ月ごとに作るとか。ポイントは保存用フォルダの中に階層化してフォルダを作る点です。そうすればバックアップの時には保存先フォルダを指定するだけで全部コピーしてくれます。
私の例では次のような構成にしています。
D:\MY_DATA\EXCEL\2005\
\2006\
\2007\
\WORD\2005\
\2006\
\2007\
\PHOTO\2007\
\20070103\
\20070115\
\20070221\
:
つー： 「マイドキュメント」の中にたくさんファイルがあるとアイコンがたくさんになって探すのが大変なのよね。１画面に収まるぐらいが見やすいわ。今度からそうしよ。
まとめ：
・保存先フォルダはできるだけCドライブ以外。Cドライブしかないときは、別の装置（外付けHDDやUSBメモリー)に定期的にコピーする。
・ファイルの使いまわしは元のファイルを開いてすぐに別名保存する。名前は日付などを使って解かりやすく。元のファイルはいじらない。
・保存先フォルダにサブフォルダを階層的に作って時系列で名前を付ける。そこに保存することでどれが一番新しいかとか、いつごろ作ったかがわかりやすくすると便利です。
つづく・・・
mic： 人によっていろいろやり方があると思うけど、私が薦めるのは、Cドライブ以外にフォルダを作って、そこに保存する方法です。Cドライブはウィンドウズ本体とアプリをインストールするだけにしたほうが身のためです。
マイコンピュータフォルダを開いてみて、Cドライブ以外にHDDのアイコンがあればそこに、なければ後付でHDDやUSBメモリを増設して、データ専用ドライブにします。なければ仕方ないので通常の「マイドキュメント」以下に保存しましょう。このときも、やはり外付けHDDかUSBメモリーを購入して、定期的に「マイドキュメント」フォルダごとコピーします。
私のパソコンを例にすると、D:\MY_DATA\というフォルダを作って、その下に文書や画像のフォルダを作って、それぞれ用途や日付ごとにフォルダを階層構造で作って保存しています。このD:\MY_DATA\を月に一度程度外付け120GB-HDDにコピーしています。
会社のパソコンの場合は、ファイルサーバーの自分のディレクトリに文書を保存していますが、朝一番にUSBメモリーに同期をとって万が一に備えています。うちのファイルサーバーはただのファイル置き場で、定期的なバックアップはしてないからなぁ。まあ、私が「ナンチャッテ管理者」だもんね。
つー： え～？ちゃんと管理しなさいよ。私のパソコンの場合はネットワークコンピュータの私のフォルダに保存するようにすればいいのね。きちんとバックアップしてよね。
mic： ところで、つーちゃんは保存するとき名前はどんな風に付けてるかな?
つー： 普通に中身がわかるように付けてるわよ。
mic： えらい！それが正解です。一目で何のファイルかがわかるように保存してください。それじゃあ、以前の文書を使いまわして新しい文書にしたときは、どんな名前にしてる?
つー： えーと、前の文書を開いて、変更して、印刷して、「閉じる」ボタンを押したら、「保存しますか」と聞かれるから、「はい」ボタンを押して終了するわね。
mic： と言うことは上書き保存してるんだね。じゃあ、元に戻したいときはどうするの？
つー： 印刷したものがあればそれを見て直すわよ。でもほとんど一回限りの物が多いから別に困らないわよ。
mic： 昔はHDDの容量が少なかったから、昔のファイルはすぐ消してました。でも今は十分な容量があるので、せっかく作った文書はできるだけ残すようにしましょう。そのときに似たような名前になっちゃうときは、名前の最後に作成年月日を入れれば後々再利用するときに便利です。と言うのも、人間の記憶は時系列だと思い出しやすいそうなんです。
例えば「報告書20070520.doc」。先頭の表題や開催日、出席者を上書きして、内容も最新の内容に替えれば、スタイルや様式が統一された議事録が毎回作成できます。テンプレートに登録しても良いんですが面倒なので使いまわしてます。
あと、以前の文書やファイルを残しておくのは、過去に何があったかの証拠にもなりますので、うっかり上書きしないように気をつけましょう。作法としては使いまわしたいファイルを開いたら最初に「別名で保存」します。で、別名にしたほうを変更して新しいファイルとして使います。これはワードだろうがエクセルだろうが同じです。オリジナルのファイルはいじってはいけません。
つー： じゃあ同じ名前で日付が付いたファイルがたくさんできるのね。でもどんどん数が増えると探すのが大変じゃない？
mic： 数が増えてきたらフォルダをまた作ってその中に移動すればいいんだよ。例えば半年ごとにフォルダを作るとか、一ヶ月ごとに作るとか。ポイントは保存用フォルダの中に階層化してフォルダを作る点です。そうすればバックアップの時には保存先フォルダを指定するだけで全部コピーしてくれます。
私の例では次のような構成にしています。
D:\MY_DATA\EXCEL\2005\
\2006\
\2007\
\WORD\2005\
\2006\
\2007\
\PHOTO\2007\
\20070103\
\20070115\
\20070221\
:
つー： 「マイドキュメント」の中にたくさんファイルがあるとアイコンがたくさんになって探すのが大変なのよね。１画面に収まるぐらいが見やすいわ。今度からそうしよ。
まとめ：
・保存先フォルダはできるだけCドライブ以外。Cドライブしかないときは、別の装置（外付けHDDやUSBメモリー)に定期的にコピーする。
・ファイルの使いまわしは元のファイルを開いてすぐに別名保存する。名前は日付などを使って解かりやすく。元のファイルはいじらない。
・保存先フォルダにサブフォルダを階層的に作って時系列で名前を付ける。そこに保存することでどれが一番新しいかとか、いつごろ作ったかがわかりやすくすると便利です。
つづく・・・
2007年5月18日金曜日
パソコン用語の基礎知識 「ドライブってなに？」
つー： 前から思ってたんだけど、HDDとかCドライブとか何なの？どの本にも当たり前のように出てきて、大抵説明無しなのよね。
mic： HDDはハードディスクドライブの頭文字です。カタカナ１１文字が３文字で済むのでお得でしょ？多分略さずに書くとハードディスクドライブデバイスとなってHDDDになるのかな。ハードディスクを駆動する装置の意味です。パソコン用語では何でも駆動する装置はドライブと呼びます。また装置を制御するソフトはドライバとよびますね。
つー： ハードディスクって何なの？
mic： 直訳で硬い円盤ですね。お話はパソコン黎明期にさかのぼります。当時は外部の記憶装置としてカセットテープを使っていました。主にプログラムの保存用で、１秒間に300バイトからせいぜい1,200バイト程度の記録速度でした。「ピーギャラギャラ・・・」の音で記録されていたのが懐かしいです。今はFAX送信音としてときどき耳にしますね。
カセットテープの欠点は、先頭から順番に読み出さないといけない点です。データの保存に使うと大変扱いにくくなります。こういう記録した順番にしか読み出せない機械をシーケンシャルアクセスデバイスと呼んでいました。順番的読み書き装置ってとこですね。
その後、ドクター中松が発明したということになってる、フロッピィディスクドライブ、略してFDDという記録装置が普及してきまして、当時としては大容量の180KB～360KBを高速に読み書きできるようになりました。ペラペラのプラスティック板に磁性体を塗って、同心円上に記録しますので、記録した順番とは関係なく読み書きできます。こういう記憶装置をランダムアクセスデバイスと呼びます。好きなところ読み書き装置です。
フロッピディスクは大変な勢いで普及しまして、それまではパソコン本体内のIC（ROM）に書き込まれていたシステムプログラム（例えばBASICインタプリタ）しか動作しなかったのを、フロッピィディスクで供給されるいろんなソフトが使えるようになりました。8ビット機はCP/MというOSが普及し、16ビット機ではPC-DOSが普及しました。ウィンドウズのマイクロソフトは、CP/MをマネしてたOSを買ってきて大急ぎで修正してPC-DOSをでっち上げてIBMに納品したというのは有名な話です。
この頃から、パソコンにはFDDが2台内蔵されているのが標準となりました。１台目のFDDにシステムディスクを入れっぱなしにしておき、２台目のFDDにデータディスクを入れて保存に使っていました。PC-DOS（日本ではMS-DOSとして普及）上での表記が１台目が「A:」、２台目が「B:」でしたので、システムディスクを入れるほうをAドライブ、データディスクを入れるほうをBドライブと呼ぶようになりました。
フロッピィとは「ペラペラ」という意味で、強度と精度に限界があり、１枚あたり1.4MBあたりが限界でした。パソコンの性能がどんどん向上してくると、FDDでは間に合わなくなってきました。そこで、記録方式はFDDとほぼ同じだけど磁性体をアルミの円盤に塗った物を超高速に回転させて、読み書きする装置が開発されました。FDDのペラペラに対してがっちりしたハードな円盤の駆動装置の誕生です。
日本では国民機のPC-98シリーズがパソコントップシェアで、MS_DOSをHDDにインストールして、HDDから起動するようにしたところ、HDDがAドライブになり、FDDの表記が1つずつ後にずれるのが仕様でした。ところが、IBM-PC互換機は、HDDが「c：」のままでシステムディスクになり、FDDはそのままA:,B:と表記されてしまいます。その後、PC-98シリーズは淘汰されて、IBM-PC互換機のことをパソコンと呼ぶようになりました。
こんな背景や歴史があって、「C：」がシステムディスクになっているんです。
つー： 長すぎ～！ところで「c:￥MyDocuments￥」みたいにフォルダの前後に￥記号があるのはなぜ？
mic： これにも歴史がありまして、PC-DOSをマイクロソフトがでっち上げたと言いましたよね。最初のバージョンはホントにシンプルで、CP/Mのマネでしかありませんでした。次のバージョンからは、ワークステーション等で技術者たちに大変支持されていたunixというOSをマネします。unixはマルチユーザー・マルチタスクの本格的なOSで、ディレクトリによる階層構造のファイルシステムを使ってファイルの最大数の壁を解決していました。PC-DOSの初期バージョンはルートに全部保存していたので、数が多くなると探すのが大変になってしまいます。
unixのファイルパス（ファイルの位置を表す文字列）には仕切り文字として「/（スラッシュ）」を使っていました。PC-DOSではなぜか「＼（バックスラッシュ）」を使ったんです。便宜的に全角文字で書きましたがホントは半角です。マネじゃないと言いたかったのかどうかは知りませんが、英語圏のパソコンでは「＼」で表示されます。日本のパソコンは日本語表示のためにJISコードを使用しています。英語圏ではASCIIコードを使っています。ASCIIコードとJISコードは似てはいますが一部違いがあり、「＼」のコードに「￥」が当てられているんです。
英語圏の人が日本のパソコンを使うとかなり面食らうと思います。
つー： なんでも歴史があるのね。私は興味ないけど。
つづく・・・
mic： HDDはハードディスクドライブの頭文字です。カタカナ１１文字が３文字で済むのでお得でしょ？多分略さずに書くとハードディスクドライブデバイスとなってHDDDになるのかな。ハードディスクを駆動する装置の意味です。パソコン用語では何でも駆動する装置はドライブと呼びます。また装置を制御するソフトはドライバとよびますね。
つー： ハードディスクって何なの？
mic： 直訳で硬い円盤ですね。お話はパソコン黎明期にさかのぼります。当時は外部の記憶装置としてカセットテープを使っていました。主にプログラムの保存用で、１秒間に300バイトからせいぜい1,200バイト程度の記録速度でした。「ピーギャラギャラ・・・」の音で記録されていたのが懐かしいです。今はFAX送信音としてときどき耳にしますね。
カセットテープの欠点は、先頭から順番に読み出さないといけない点です。データの保存に使うと大変扱いにくくなります。こういう記録した順番にしか読み出せない機械をシーケンシャルアクセスデバイスと呼んでいました。順番的読み書き装置ってとこですね。
その後、ドクター中松が発明したということになってる、フロッピィディスクドライブ、略してFDDという記録装置が普及してきまして、当時としては大容量の180KB～360KBを高速に読み書きできるようになりました。ペラペラのプラスティック板に磁性体を塗って、同心円上に記録しますので、記録した順番とは関係なく読み書きできます。こういう記憶装置をランダムアクセスデバイスと呼びます。好きなところ読み書き装置です。
フロッピディスクは大変な勢いで普及しまして、それまではパソコン本体内のIC（ROM）に書き込まれていたシステムプログラム（例えばBASICインタプリタ）しか動作しなかったのを、フロッピィディスクで供給されるいろんなソフトが使えるようになりました。8ビット機はCP/MというOSが普及し、16ビット機ではPC-DOSが普及しました。ウィンドウズのマイクロソフトは、CP/MをマネしてたOSを買ってきて大急ぎで修正してPC-DOSをでっち上げてIBMに納品したというのは有名な話です。
この頃から、パソコンにはFDDが2台内蔵されているのが標準となりました。１台目のFDDにシステムディスクを入れっぱなしにしておき、２台目のFDDにデータディスクを入れて保存に使っていました。PC-DOS（日本ではMS-DOSとして普及）上での表記が１台目が「A:」、２台目が「B:」でしたので、システムディスクを入れるほうをAドライブ、データディスクを入れるほうをBドライブと呼ぶようになりました。
フロッピィとは「ペラペラ」という意味で、強度と精度に限界があり、１枚あたり1.4MBあたりが限界でした。パソコンの性能がどんどん向上してくると、FDDでは間に合わなくなってきました。そこで、記録方式はFDDとほぼ同じだけど磁性体をアルミの円盤に塗った物を超高速に回転させて、読み書きする装置が開発されました。FDDのペラペラに対してがっちりしたハードな円盤の駆動装置の誕生です。
日本では国民機のPC-98シリーズがパソコントップシェアで、MS_DOSをHDDにインストールして、HDDから起動するようにしたところ、HDDがAドライブになり、FDDの表記が1つずつ後にずれるのが仕様でした。ところが、IBM-PC互換機は、HDDが「c：」のままでシステムディスクになり、FDDはそのままA:,B:と表記されてしまいます。その後、PC-98シリーズは淘汰されて、IBM-PC互換機のことをパソコンと呼ぶようになりました。
こんな背景や歴史があって、「C：」がシステムディスクになっているんです。
つー： 長すぎ～！ところで「c:￥MyDocuments￥」みたいにフォルダの前後に￥記号があるのはなぜ？
mic： これにも歴史がありまして、PC-DOSをマイクロソフトがでっち上げたと言いましたよね。最初のバージョンはホントにシンプルで、CP/Mのマネでしかありませんでした。次のバージョンからは、ワークステーション等で技術者たちに大変支持されていたunixというOSをマネします。unixはマルチユーザー・マルチタスクの本格的なOSで、ディレクトリによる階層構造のファイルシステムを使ってファイルの最大数の壁を解決していました。PC-DOSの初期バージョンはルートに全部保存していたので、数が多くなると探すのが大変になってしまいます。
unixのファイルパス（ファイルの位置を表す文字列）には仕切り文字として「/（スラッシュ）」を使っていました。PC-DOSではなぜか「＼（バックスラッシュ）」を使ったんです。便宜的に全角文字で書きましたがホントは半角です。マネじゃないと言いたかったのかどうかは知りませんが、英語圏のパソコンでは「＼」で表示されます。日本のパソコンは日本語表示のためにJISコードを使用しています。英語圏ではASCIIコードを使っています。ASCIIコードとJISコードは似てはいますが一部違いがあり、「＼」のコードに「￥」が当てられているんです。
英語圏の人が日本のパソコンを使うとかなり面食らうと思います。
つー： なんでも歴史があるのね。私は興味ないけど。
つづく・・・
パソコンの作法 保険をかけましょう その１
mic： えーと、仕事でパソコンを使う場合に、うっかりミスで大失敗をしないようにする方法を解説します。
つー： そうそう、そういう話が聞きたいの。二進数とか全然わかんないし。
mic： 二進数は解ってるといろいろ便利なんだけどなぁ。例えば、片手で３１まで数えれるとか、点々で絵を描くときに数字に変換しやすいとか・・・
つー： わかったから、早く話を進めてね。
mic： 前々回で、一番怖いのはデータの喪失と言いました。じゃあ、データの喪失を避けるのにはどうすればいいでしょう？
つー： バックアップっていうのをしておけばいいんでしょ？ところでバックアップて何のことなの？
mic： バックアップとは、万が一の場合の保守体制の事です。野球の守備でサードゴロを処理するときのライトの動きなんかもバックアップといいます。サードの送球が逸れると、ファールグラウンドにボールが飛んで行きますよね。先にライトがその辺にいればすぐに捕球してセカンドに投げれます。エラーによる損失を最小限に抑えることをバックアップするといいます。
つー： 野球のルールは知らないし、何を言いたいのかわかりません。
mic： ん～、何かやばい事をしちゃった後に、元に戻せるようにしておくことだと思ってください。最悪でも昨日の状態に戻せるとか、先月までなら戻れるとか。
つー： ええ？今日の分はダメになるの？
mic： 人はミスをするものなので、どうしても被害はでますよ。パソコンでなくても、手書きの契約書を書き終えたあとにコーヒーをこぼしたら、やっぱり書き直さないといけないでしょ？
つー： わかったわ。じゃあ、バックアップって具体的にはどうすればいいの？
mic： 基本的にはコピーをとっておくということです。バックアップ用のソフトも市販されていますし、フリーのソフトもいいのがあります。でも、効果的に使うには多少のコツが必要です。
つー： そのコツって？
mic： データを保存する場所を決めておくって言うことです。コレに尽きます。つーちゃんはどこに保存していますか？
つー： メニューの保存ボタンで開くところに保存してるわよ。みんなそうしてるでしょ？
mic： あ～やばいな～、ということは、Cドライブのマイドキュメントに全部入れてるんでしょ？システムが壊れたら、データも全部道ずれだな、こりゃ。
つー： ええ！なになに！！どういうことなの？危険な場所に保存するようになってるってこと？
mic： 普通は、Cドライブにウィンドウズのシステムっていうのが入っていて、HDDの中でも一番酷使されているんだ。だから、Cドライブが一番故障し安い場所になります。そこに、大切なデータを保存するのは自殺行為ですね。だから、Dドライブとか、外付けHDDに保存するのが宜しいかと思いますよ。
つー： 知らなかったよ～。じゃあ、Dドライブに保存すればいいのね？
mic： 使っているパソコンの構成によってさまざまだから、自分のパソコンに合わせて考えればいいんだけど、DドライブがHDDならば、Dでいいです。中にはHDDはCドライブだけっていうパソコンもあるので、そんなときは、今流行のUSBメモリに保存するのもいいですね。
長くなるので、続きは次回に。
まとめ：
・保存先はCドライブ以外にしたほうがいい
つづく・・・
つー： そうそう、そういう話が聞きたいの。二進数とか全然わかんないし。
mic： 二進数は解ってるといろいろ便利なんだけどなぁ。例えば、片手で３１まで数えれるとか、点々で絵を描くときに数字に変換しやすいとか・・・
つー： わかったから、早く話を進めてね。
mic： 前々回で、一番怖いのはデータの喪失と言いました。じゃあ、データの喪失を避けるのにはどうすればいいでしょう？
つー： バックアップっていうのをしておけばいいんでしょ？ところでバックアップて何のことなの？
mic： バックアップとは、万が一の場合の保守体制の事です。野球の守備でサードゴロを処理するときのライトの動きなんかもバックアップといいます。サードの送球が逸れると、ファールグラウンドにボールが飛んで行きますよね。先にライトがその辺にいればすぐに捕球してセカンドに投げれます。エラーによる損失を最小限に抑えることをバックアップするといいます。
つー： 野球のルールは知らないし、何を言いたいのかわかりません。
mic： ん～、何かやばい事をしちゃった後に、元に戻せるようにしておくことだと思ってください。最悪でも昨日の状態に戻せるとか、先月までなら戻れるとか。
つー： ええ？今日の分はダメになるの？
mic： 人はミスをするものなので、どうしても被害はでますよ。パソコンでなくても、手書きの契約書を書き終えたあとにコーヒーをこぼしたら、やっぱり書き直さないといけないでしょ？
つー： わかったわ。じゃあ、バックアップって具体的にはどうすればいいの？
mic： 基本的にはコピーをとっておくということです。バックアップ用のソフトも市販されていますし、フリーのソフトもいいのがあります。でも、効果的に使うには多少のコツが必要です。
つー： そのコツって？
mic： データを保存する場所を決めておくって言うことです。コレに尽きます。つーちゃんはどこに保存していますか？
つー： メニューの保存ボタンで開くところに保存してるわよ。みんなそうしてるでしょ？
mic： あ～やばいな～、ということは、Cドライブのマイドキュメントに全部入れてるんでしょ？システムが壊れたら、データも全部道ずれだな、こりゃ。
つー： ええ！なになに！！どういうことなの？危険な場所に保存するようになってるってこと？
mic： 普通は、Cドライブにウィンドウズのシステムっていうのが入っていて、HDDの中でも一番酷使されているんだ。だから、Cドライブが一番故障し安い場所になります。そこに、大切なデータを保存するのは自殺行為ですね。だから、Dドライブとか、外付けHDDに保存するのが宜しいかと思いますよ。
つー： 知らなかったよ～。じゃあ、Dドライブに保存すればいいのね？
mic： 使っているパソコンの構成によってさまざまだから、自分のパソコンに合わせて考えればいいんだけど、DドライブがHDDならば、Dでいいです。中にはHDDはCドライブだけっていうパソコンもあるので、そんなときは、今流行のUSBメモリに保存するのもいいですね。
長くなるので、続きは次回に。
まとめ：
・保存先はCドライブ以外にしたほうがいい
つづく・・・
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