パソコンの作法 保険をかけましょう その２

つー：　文書の保存先がCドライブでは危ないという話があったけど、実際にはどうすればいいの？

mic：　人によっていろいろやり方があると思うけど、私が薦めるのは、Cドライブ以外にフォルダを作って、そこに保存する方法です。Cドライブはウィンドウズ本体とアプリをインストールするだけにしたほうが身のためです。

　　　　マイコンピュータフォルダを開いてみて、Cドライブ以外にHDDのアイコンがあればそこに、なければ後付でHDDやUSBメモリを増設して、データ専用ドライブにします。なければ仕方ないので通常の「マイドキュメント」以下に保存しましょう。このときも、やはり外付けHDDかUSBメモリーを購入して、定期的に「マイドキュメント」フォルダごとコピーします。

　　　　私のパソコンを例にすると、D:\MY_DATA\というフォルダを作って、その下に文書や画像のフォルダを作って、それぞれ用途や日付ごとにフォルダを階層構造で作って保存しています。このD:\MY_DATA\を月に一度程度外付け120GB-HDDにコピーしています。

　　　　会社のパソコンの場合は、ファイルサーバーの自分のディレクトリに文書を保存していますが、朝一番にUSBメモリーに同期をとって万が一に備えています。うちのファイルサーバーはただのファイル置き場で、定期的なバックアップはしてないからなぁ。まあ、私が「ナンチャッテ管理者」だもんね。

つー：　え～？ちゃんと管理しなさいよ。私のパソコンの場合はネットワークコンピュータの私のフォルダに保存するようにすればいいのね。きちんとバックアップしてよね。

mic：　ところで、つーちゃんは保存するとき名前はどんな風に付けてるかな?

つー：　普通に中身がわかるように付けてるわよ。

mic：　えらい！それが正解です。一目で何のファイルかがわかるように保存してください。それじゃあ、以前の文書を使いまわして新しい文書にしたときは、どんな名前にしてる?

つー：　えーと、前の文書を開いて、変更して、印刷して、「閉じる」ボタンを押したら、「保存しますか」と聞かれるから、「はい」ボタンを押して終了するわね。

mic：　と言うことは上書き保存してるんだね。じゃあ、元に戻したいときはどうするの？

つー：　印刷したものがあればそれを見て直すわよ。でもほとんど一回限りの物が多いから別に困らないわよ。

mic：　昔はHDDの容量が少なかったから、昔のファイルはすぐ消してました。でも今は十分な容量があるので、せっかく作った文書はできるだけ残すようにしましょう。そのときに似たような名前になっちゃうときは、名前の最後に作成年月日を入れれば後々再利用するときに便利です。と言うのも、人間の記憶は時系列だと思い出しやすいそうなんです。

　　　　例えば「報告書20070520.doc」。先頭の表題や開催日、出席者を上書きして、内容も最新の内容に替えれば、スタイルや様式が統一された議事録が毎回作成できます。テンプレートに登録しても良いんですが面倒なので使いまわしてます。

　　　　あと、以前の文書やファイルを残しておくのは、過去に何があったかの証拠にもなりますので、うっかり上書きしないように気をつけましょう。作法としては使いまわしたいファイルを開いたら最初に「別名で保存」します。で、別名にしたほうを変更して新しいファイルとして使います。これはワードだろうがエクセルだろうが同じです。オリジナルのファイルはいじってはいけません。

つー：　じゃあ同じ名前で日付が付いたファイルがたくさんできるのね。でもどんどん数が増えると探すのが大変じゃない？

mic：　数が増えてきたらフォルダをまた作ってその中に移動すればいいんだよ。例えば半年ごとにフォルダを作るとか、一ヶ月ごとに作るとか。ポイントは保存用フォルダの中に階層化してフォルダを作る点です。そうすればバックアップの時には保存先フォルダを指定するだけで全部コピーしてくれます。

　　　　私の例では次のような構成にしています。

　　　　D:\MY_DATA\EXCEL\2005\
　　　　　　　　　　　　　\2006\
　　　　　　　　　　　　　\2007\
　　　　　　　　　　\WORD\2005\
　　　　　　　　　　　　　\2006\
　　　　　　　　　　　　　\2007\
　　　　　　　　　　\PHOTO\2007\
　　　　　　　　　　　　　　　　\20070103\
　　　　　　　　　　　　　　　　\20070115\　
　　　　　　　　　　　　　　　　\20070221\
　　　　　　　　　　　　　　　　　:

つー：　「マイドキュメント」の中にたくさんファイルがあるとアイコンがたくさんになって探すのが大変なのよね。１画面に収まるぐらいが見やすいわ。今度からそうしよ。

まとめ：

　・保存先フォルダはできるだけCドライブ以外。Cドライブしかないときは、別の装置（外付けHDDやUSBメモリー)に定期的にコピーする。

　・ファイルの使いまわしは元のファイルを開いてすぐに別名保存する。名前は日付などを使って解かりやすく。元のファイルはいじらない。

　・保存先フォルダにサブフォルダを階層的に作って時系列で名前を付ける。そこに保存することでどれが一番新しいかとか、いつごろ作ったかがわかりやすくすると便利です。

つづく・・・